نرمافزار مدیریت پرسنل از آن جهت سودمند است که میدانیم در یک محیط کاری افراد متفاوتی گرد هم آمدهاند که نیاز به مدیریت دارند و برای افزایش بازدهی سازمان و رضایت کارمندان، یک فرآیند منظم و مدیریت شده نیازمند است. این افراد مخصوصا اگر بیشتر از 3 نفر باشند هرکدام ویژگیهای اخلاقی منحصر به فردی دارند و شخصیتهای متفاوتی حضور دارند که برای اینکه کارها خوب پیش برود لازم به مدیریتی قوی است تا نظم درون سازمان حفظ شود.
اگر پرسنل شما کارها و وظایف رو سر وقت انجام نمیدهند، اگر نمیدانند کدام وظیفه اولویت دارد، اگر یک پرسنل وظایف خود را به درستی انجام میدهد ولی بخاطر وابستگی وظایف خود به یک پرسنل تنبل از وظایف خود عقب میماند، اگر نمیتوانید گزارش دقیقی از روند کارها در کسبوکار خود داشته باشید و یا اگر کارمندی مرخصی بگیرد و مشخص نباشد که وظایف همان روزش چی بوده قطعا نرمافزارهای مدیریت پرسنل که با CRM انجام میشوند مناسب کسبوکار شماست. ادامه به شرح آن و کاربردهای CRM الماس برای بهبود روند کسبوکارتان خواهیم پرداخت.
روشهای مدیریت کارمندان
بی شک زمانی که کارمندان رضایت کافی داشته باشند، مدیریت شده و منظم گام بر میدارند. برای رضایت کارمندان علاوه بر روشهای مادی روشهای غیرمادی هم وجود دارد:
مثال1: کارها را به قسمتهای کوچک تقسیم کنید برای مثال اگر شما پروژهای دارید که زمان تقریبیای که وقف آن میشود 1 ماه است آن را به قسمتهای کوچکی تقسیم کنید که در عرض یک ماه 3 کار به آن داده باشید. از این طریق هم کارمند کار برایش خسته کننده و بزرگ نیست و هم از لحاظ مدیریتی باعث ایجاد نظم و انجام وظایف خواهد شد و کارمند احساس مسئولیت میکند.
مثال2: به کارمندان اعتماد به نفس بدهید. به صورتی که موفقیتهای آنهارا ببینید و طوری وانمود کنید که موفقیت بزرگی است و برای شما ارزشمند است. از این طریق کارمند متوجه میشود جزو کارمندان ارزشمند شما است و کارهایش را دلسوزانه انجام میدهد.
مثال3: استفاده ازنرمافزار مدیریت کارکنان نیز یکی از بهترین روشهاست. که نه تنها رضایت کارمندان بلکه رضایت مشتریان را هم به همراه دارد و چنین رضایت دو جانبهای به رشد سازمان کمک میکند در نهایت جذب مشتری و افزایش درآمد را شامل میشود. این نرمافزار علاوه بر مدیریت پرسنل یک نرمافزار مدیریت وظایف نیز محسوب میشود. در ادامه نرمافزار مدیریت با کارکنان را به طور کامل برای شما شفاف خواهیم کرد.
شاید برایتان سوال شود که این نرمافزارمدیریت پرسنل چیست و چگونه یک نرمافزار میتواند چنین کار وسیعی انجام دهد؟
بهترین نرمافزار برای مدیریت پرسنل نرم افزار CRM است. سی آر ام به معنای مدیریت ارتباط با مشتری است که البته کاربرد آن بیش از مدیریت مشتریان ولی امروزه نرمافزارهای CRM پیشرفته مثل CRM الماس فراتر از مدیریت ارتباط با مشتریان رفته اند. از آنجا که ارتباط موثر با مشتری نیازمند کارمندانی فعال و پویاست، سی آر ام خدماتش را از ریشه تنظیم کرده است تا در نهایت شمارا به هدف نهایی یعنی همان موفقیت شغلی برساند.
نرمافزار مدیریت پرسنل CRM از طریق ابزارها و امکاناتی که دارد به مدیریت کارمندان کمک میکند. در ادامه به ذکر آن ابزارها میپردازیم.
کارایی نرمافزار مدیریت پرسنل CRM
در ادامه به چند مورد از مزایای نرمافزار مدیریت کارکنان و روشهای مورد استفاده آن اشاره خواهیم کرد.
1_ ثبت دادههای کارمندان
از طریق نرمافزار مدیریت پرسنل آنلاین میتوان اطلاعات کارمندان را ذخیره کرد. این اطلاعات شامل هر اطلاعاتی میشود که شما تعیین کرده اید مثلا اگر شما به اطلاعاتی همچون نام، نام خانوادگی، محل سکونت و شماره تلفن کارمندان نیاز دارید. میتوانید این اطلاعات را در سی آر ام فعال کنید و هر زمان به هر دلیلی نیاز بود به اطلاعات پرسنل خود دست پیدا کنید تنها با چند کلیک ساده این امر انجام خواهد شد. بنابراین یک نرمافزار ثبت اطلاعات مشتریان، محسوب میشود.
ذخیره سازی دادهها چه مزایایی دارد؟
بی شک در هر کسب و کاری، صاحب کسبوکار نیازمند رزومه ای یا اطلاعاتی از کارکنان خویش است. با پیشرفت تکنولوژی دیگر نیازی به روشهای دستی مانند پر کردن برگه کاغذ نیست. چرا که ممکن است آن کاغذ گم شود و یا در امنیت نباشد. نرمافزار مدیریت پرسنل این امنیت را تامین میکند. حتی اگر شما چندصد کارمند داشته باشید اطلاعات تک تک آنها به صورت منظم و مادام العمر حفظ میشود. همچنین مدیران کسبوکار میتواند از طریق نرمافزار مدیریت پرسنل اطلاعات مربوط به مرخصیهای کارکنان را ذخیرهسازی کند تا در صورت نیاز به همه آنها به طوری که منظم چیده شده است، دست یابد.
2_ سنجیدن کارمندان در جهت ارتقاء آنها
از دیگر کاربردهای نرمافزار مدیریت پرسنل با CRM سنجیدن کارمندان است. این کار از طریق امتیازدهی انجام میشود. برای مثال در پایان هر تلفن مشتریان بر اساس راهنمایی موثری که شده اند به کارشناس فروش امتیازی میدهد. همچنین از دیگر کاربردهای نرمافزار مدیریت کارکنان CRM ضبط تمامی تماسهای شرکت است. که این کار نیز یکی دیگر از راههای سنجیدن کارمندان است.
چه مزایایی دارد؟
باعث میشود کارمندان بر اساس مهارتشان مشخص شوند و حتی در ازای پرداخت حقوق هم اینکه حق کدام کارمند چقدر است روشن میشود. همچنین کارمندان برای اینکه امتیاز پایین نگیرند تمام تلاش و صبر و حوصلهی خود را در جهت رضایت مشتریان به کار میگیرند و اینکار به جذب مشتری کمک میکند.
3_ کارها به صورت اتوماتیک انجام میشود
منظور از این عنوان در نرمافزار مدیریت پرسنل به منظور واضح سازی بهتر با مثالی توضیح میدهیم. فرض کنید که شما مدیر پروژهای هستید که آن پروژه را زیر نظر 4 نفر باید بگذرد تا انجام شود. اینکه بخواهید از هر یک آنها بعد از اتمام کار بگیرید و به نفر بعد بدهید برای شما زمانبر است و باعث میشود به بقیهی کارهایتان نرسید.
این قابلیت سی آر ام کار را به صورت سلسله مراتبی برای شخص مورد نظر وظیفه میکند و زمان شروع و پایان آن را ذکر میکند. وقتی که نفر اول کار را انجام دهد به صورت اتوماتیک برای نفر دوم وظیفه (ارسال) میشود. این امر سبب کاهش زمان میشود و از آنجایی که افراد انجام دهنده میدانند که سلسله مراتبی است، کار را به موقه تحویل میدهند.
4_ ایجاد شرایط دورکاری
تصور کنید یکی از کارمندانتان شرایط حضوری کار کردن را ندارد و تمایل دارد در منزل کار را انجام دهد. اگر با نرمافزار مدیریت پرسنل CRM کار کرده باشید آن فرد در خانه تنها با ورود به این برنامه میتواند به تمامیاطلاعاتی که برای کارش مورد نیاز است دسترسی یابد. همچنین به محض اتمام کارش آن را برای شما وظیفه کند بدون این که نگران امنیت یا پاک شدن و یا هرچیز دیگری باشد.
5_ ثبت وظیفه در نرمافزار مدیریت پرسنل
منظور از وظیفه این است که مثلا شما به عنوان کارفرما پروژهای که کارمند ملزم به انجام است را در نرمافزار CRM الماس وظیفه میکنید. این وظیفه زنی به چند صورت قابل انجام است.
وظیفه زدن با مخاطب یا بدون مخاطب
در صورتی که شما به شخصی بخواهید کاری را بسپارید نام آن را در وظیفه ذکر میکنید و چنین وظیفه ای مخاطبدار است. اما زمانی که روی سخنتان با تمامی کارکنان است برای مثال ساعت 8 کار تمام است، چنین وظیفهای بدون مخاطب میباشد.
وظیفه زدن گروهی یا فردی
وظیفه فردی که همانند وظیفهی مخاطب دار است که به توضیح آن پرداختیم یعنی بین دو فرد است. اما وظیفهی گروهی برای مجموعه افرادی است که در موردی با یکدیگر مشترک باشند مثلا اگر بخواهیم برای تیم یا گروه بازاریاب وظیفهای ثبت کنیم آن وظیفه گروهی نام دارد.
همچنین وظیفهدهی شامل سه بخش گذشته، حال، آینده است که طبق تاریخی که وظیفه زده شده است در یکی از این طبقه جای میگیرد.
چه مزایایی دارد؟
وظیفهها همانند دفترچه یادداشتی است که برای فراموش نشدن کارها از آن استفاده میشود. زمانی که وظیفهها انجام میشود آنها بایگانی میشود. اگر در صفحه وظیفهای مربوط به گذشته یا امروز داشته باشید به این معنا است که آن وظیفه هنوز انجام نشده است و به منظور یادآوریای برای اقدام است.
تا اینجا متوجه شدیم که نرمافزار مدیریت پرسنل برای سازمانتان چقدر میتواند مفید باشد. شاید فکر کنید این حجم از مزایا هزینهی زیادی برای شما خواهد داشت. لازم است بگویم که اینطور نیست! شما تنها با یک بار هزینه میتوانید از چنین خدماتی بهرهمند شوید که نظم در سازمان شمارا تامین میکند درحالی که بی نظمی و یا استفاده کردن از روشهای دیگر ممکن است برایتان گران تمام شوند. جهت کسب اطلاعات بیشتر درمورد قیمت و خرید نرم افزار CRM کافیست بر لینک مرتبط کیلیک کنید.
